Takmer každý zákazník, ktorý našu spoločnosť kontaktuje a zaujíma sa o informačný systém, chce predovšetkým automatizovať procesy. Je to logická požiadavka, keďže cieľom informačných systémov je uľahčovať ľuďom prácu a prinášať im pridanú hodnotu. Automatizáciu procesov sme v niektorých prípadoch začali riešiť využitím automaticky generovaných upozornení – workflow (pracovný postup), ktorý je nástrojom v MS Dynamics NAV.

Tento nástroj sme na tomto blogu už spomínali v súvislosti so schvaľovaním dokladov – Pracovný postup (workflow) ako nástroj pre schválenie dokumentov

Naši zákazníci potrebovali riešiť upozornenia pre vybraných zamestnancov vtedy, keď im ich zákazník uhradí zálohovú platbu. Bolo to z toho dôvodu, že až po uhradení zálohovej platby sa objednávka od zákazníka posúvala do realizácie.

Ako to funguje?

Proces generovania upozornenia pomocou pracovného postupu je veľmi jednoduchý. V našom prípade funguje tak, že ak zamestnanec, ktorý je zodpovedný za spracovávanie bankových výpisov, zaúčtuje úhradu platby od zákazníka, systém následne vygeneruje a odošle upozornenie vybraným používateľom do emailu.

Upozornenie môže byť generované jednému alebo viacerým používateľom v závislosti od toho, kto potrebuje mať informáciu o prijatej platbe. Zároveň je možné sa z emailového upozornenia prekliknúť priamo na konkrétny záznam platby, ktorá upozornenie vygenerovala.

Informovanie zodpovedných zamestnancov prináša flexibilitu
a skracuje čas na realizáciu jednotlivých procesov

Prečo využívať automatické upozornenia?

Rýchlosť, presnosť, spoľahlivosť a prehľadnosť – to sú základné výhody nástroja workflow.

Niektoré spoločnosti, tak ako aj naši používatelia, majú nastavené procesy tak, že výrobu začínajú až vtedy, keď zákazník uhradí zálohu. V ďalšom prípade môžu výrobní zamestnanci potrebovať informáciu o tom, keď konštruktér upraví výrobný kusovník, podľa ktorého sa bude vyrábať.

Využitie automatických upozornení je naozaj široké. Vďaka tomuto nástroju je možné upozorniť tých správnych ľudí okamžite. Informovanie zodpovedných zamestnancov prináša flexibilitu a skracuje čas na realizáciu jednotlivých procesov.

Samozrejme môže firma fungovať aj bez nástroja workflow. Ale stále platí – čím väčšia firma, tým komplikovanejšie vnútorné procesy a informačný systém prínosnejší.

Zaujalo Vás to a potrebujete získať viac informácii? Zavolajte nám, napíšte alebo nás navštívte osobne. Ja a moji kolegovia vám ochotne vysvetlíme funkčnosť a prínosy pre Vašu spoločnosť.