Implementácia systému ERP predstavuje veľký krok pre každú spoločnosť, ktorá sa k nej odhodlá. Zahŕňa však veľa príprav, finančných zdrojov a manažovanie zmien. Pri akomkoľvek väčšom či podstatnom nákupe, ktorý si na jeho kúpu vyžaduje značné počiatočné investície, je nevyhnutná nepretržitá údržba, ktorá pomáha zaručiť udržateľnosť produktu na ďalšie roky. Efektívna údržba preto predstavuje jednu z vecí, ktorú by mali používatelia vykonávať, aby zabezpečili plynulý chod vecí. Čas od času (niekedy pomerne často) sa môžu vyskytnúť problémy, na ktoré by sme mali upozorniť odborníka. Kedykoľvek takéto problémy nastanú a niečo nefunguje správne, musíme si ich všimnúť čo najskôr, aby sme predišli ich stupňovaniu a tzv. domino efektu.

Čo sa týka efektívnej údržby ERP systému, každý podnik by mal poznať nasledujúce tipy:

Vypracujte plán údržby

Rovnako dôkladne ako ste sa pripravovali na implementáciu ERP systému, musíte naplánovať aj jeho údržbu. Naučte sa mechaniky, výhody a technické podrobnosti vášho systému, prečítajte si príručky k softvéru, zoznámte sa s jeho predajcom a pochopte spôsoby aktualizácie systému. Musíte sa tiež uistiť, či je softvér v súlade s vašou obchodnou stratégiou a so zmenami cieľov organizácie.

Zanalyzujte interné kapacity / kvalifikáciu

Nie všetky podniky majú v rámci svojich IT oddelení špecialistov na ERP. Preto musíte zistiť, či váš interný tím má na to kompetentne zvládať úlohy údržby systému ERP alebo nie. Ak nie, zistite, či túto úlohu budete riešiť prostredníctvom externého konzultanta alebo samotného predajcu či sprostredkovateľa vášho systému. Mnoho podnikov považuje za výhodné práve využitie tímu odborníkov tretích strán, ktorí sa špecializujú na poskytovanie riešení pre ich ERP systém.

Nastavte parametre SLA

Dohody o úrovni/stupni služieb (SLA) sú významnou súčasťou uzatvárania zmlúv o službách údržby (či všeobecne IT službách). V prípade servisu tretej strany alebo priamej údržby od dodávateľa musíte trvať na jasne vysvetlenej stratégii SLA. SLA zvyčajne charakterizuje rôzne úrovne závažnosti v prípade, že nastanú problémy. Úroveň závažnosti určuje, ako rýchlo bude váš poskytovateľ služieb reagovať a ako rýchlo bude schopný poskytnúť riešenie pre vzniknuté problémy.

Udržujte aktualizovaný ERP systém

Môže sa zdať, že váš systém zavádza nové aktualizácie približne každý mesiac. Rozhodne ich nevynechávajte. Sú veľmi dôležité pre bezchybné fungovanie a zabezpečenie ERP systému. Stále sa uistite, ktorú verziu softvéru práve používate a kedy sa očakáva vypustenie novej aktualizácie. Medzníky upgradov v pláne údržby môžu slúžiť aj ako kontroly stratégie. Ak je čas na novú aktualizáciu, overte, či váš softvér stále podporuje ciele vašej organizácie. Ak je to možné, rovnako dôležité je tiež pravidelne aktualizovať hardvér.

Udržiavajte bezpečnosť

Ide o dodržiavanie primeraných bezpečnostných opatrení vykonávaním napr. pravidelných záloh a obnovy systému. Aby ste sa vyhli kybernetickým útokom či únikom alebo narušeniam dát, nainštalujte si patche (opravy) hneď po ich vydaní/dodaní od dodávateľa. Rozhodne to môže zabrániť tomu, aby sa vaša spoločnosť stala obeťou kybernetickej kriminality.

Neviete si rady? Potrebujete partnera, ktorý vám pomôže nie len s údržbou vášho ERP systému? Pokojne sa obráťte na ERP tím spoločnosti Telegrafia. Sme partnerom spoločnosti Microsoft a poradíme vám so všetkým od implementácie ERP až po jeho údržbu. Kontaktujte nás a dozviete sa viac.