Rok 2020 je, okrem iného, rokom videohovorov. Aby boli pracovné videohovory a konferencie účinné, potrebujú kvalitnú platformu. Jedno z dostupných a populárnych možností je produkt Microsoft Teams. Ponúka výdatnú porciu funkcií – pre koho je teda najlepšou voľbou?

Áno, možností od konkurenčných firiem je mnoho ale MS Team tak trochu vyniká. Navyše je úplne zadarmo v balíkoch Microsoft365 a Office 365. Poďme sa teda ponoriť do všetkého, čo potrebujeme vedieť o tomto skvelom riešení spolupráce pre firmy, nezávislých pracovník a vlastne aj všetkých ostatných, ktorí pracujú v tímovom prostredí.

Dôležité funkcie

Mať dobrý a hlavne účinný tímový priestor je kľúčom k schopnosti robiť kreatívne rozhodnutia a komunikovať medzi sebou. Softvér zdieľaného pracovného priestoru je preto kľúčovým a umožňuje to oveľa ľahšie. Najmä ak je spoločnosť, ktorá ho používa zložená z väčšieho počtu zamestnancov či tímov. Microsoft Teams ponúka bežné funkcie programov podobného typu, avšak je zameraný najmä na pracovnú produktivitu. Zahŕňajú kvalitné video a audio hovory až pre 300 ľudí, zdieľanie a odosielanie dokumentov a súborov, textový chat, plánovanie a nahrávanie meetingov. MS Teams má aplikáciu pre stolné počítače, ale aj webové rozhranie a mobilnú aplikáciu a je prepojený s ostatnými aplikáciami Microsoft Office. Jednoducho povedané – umožňuje efektívnu pracovnú kolaboráciu v reálnom čase.

Chcete vedieť viac? Tak teda:

Tímy a kanály – Tímy sú tvorené kanálmi, ktoré sú vlastne akýmisi diskusnými fórami medzi napr. kolegami. Môžete mať vytvorený tím Marketing a kanál Propagácia produktu XY. V ňom bude prebiehať komunikácia členov marketingu, ktorí na propagácii produktu pracujú.

Konverzácie v rámci tímov a kanálov – Každý z členov tímu si môže prezerať alebo pridávať nové konverzácie do základného kanála. Navyše do nich môže pozívať ďalších členov vďaka funkcii @ (na rozdiel napr. od konkurenčného programu Slack).

Funkcia četu – Základná funkcia chatu sa bežne nachádza vo väčšine podobných aplikácií a tu môže prebiehať medzi tímami, skupinami alebo jednotlivcami.

Ukladanie dokumentov na SharePointe – Každý tím, ktorý používa MS Teams má stránku v Sharepoint Online, ktorá obsahuje predvolený priečinok knižnice dokumentov. Všetky súbory zdieľané vo všetkých konverzáciách sa do neho automaticky ukladajú. Pre citlivé informácie je možné prispôsobiť si možnosti nastavenia povolení a zabezpečenie.

Online videohovory a zdieľanie obrazovky – S MS team si užijete plynulé, kvalitné a rýchle videohovory so zamestnancami vo vašej firme alebo klientmi mimo nej. V komunikačných programoch ako je tento je veľmi dobre mať kvalitnú a prepracovanú funkciu videohovoru. Výhodou je určite tiež jednoduché a rýchle zdieľanie pracovnej plochy, ktoré využijete pri potrebe technickej pomoci alebo pri spolupráci viacerých používateľom v reálnom čase.

Online stretnutia – Táto funkcia môže obohatiť vašu komunikáciu, celofiremné stretnutia alebo školenia pomocou online stretnutia, ktoré ponúka spojenie až 10 000 používateľov. Stretnutia môžu zahŕňať kohokoľvek mimo podniku alebo v ňom. Funkcia Online stretnutia obsahuje tiež plánovacie pomôcky, aplikáciu na vytváranie poznámok, nahrávanie súborov a četové správy v rámci/počas online stretnutia.

Audiokonferencie – Podobne ako funkciu četu, aj funkciu audiokonferencie nájdete takmer v každom podobnom softvéri. Vďaka nej sa k mítingu môže online pripojiť ktokoľvek prostredníctvom telefónu. S podporou pripojenia zahŕňajúcou veľký počet miest sa konferencie môžu zúčastniť aj používatelia na cestách a to aj bez potreby internetového pripojenia. To už však vyžaduje ďalšie licencie.

Plná telefónia (Full telephony) – Microsoft 365 Business Voice môže úplne nahradiť existujúci telefónny systém vašej firmy. Rovnako aj tu sú však potrebné ďalšie licencie.

Jednoducho povedané program MS Teams je koncepčne podobný svojmu konkurentovi s názvom Slack. Ponúka však o niečo viac takmer po každej stránke. A ako sme v úvode spomínali – je úplne zadarmo v balíkoch Microsoft365 a Office 365.

Výhody oproti konkurencii

1. Bezpečnosť – MS Teams oplýva bezpečnostnými protokolmi vysokej úrovne a kvalitným šifrovaním dát. Preto je možné pracovať aj s citlivými informáciami bez obáv.
2. Intuitívnosť – Ovládanie programu je jednoduché a rýchlo sa dostane do krvi. Boti alebo zadávanie príkazov cez “/” zjednodušia pracovný život mnohých zamestnancov.
3. Integrácie – MS Teams sa stane súčasťou už existujúceho zoznamu programov, ktoré využívajú všetci členovia tímu. Je jednoduché ho prepojiť s e-mailom, dokumentami a aplikáciami typu Trello, Twitter, GitHub alebo Adobe Creative Cloud.

Samozrejme, každý softvér má svoje mínusy – niektoré funkcie MS Teams sú občas trochu komplikovanejšie (napríklad vytváranie nových tímov) a nároky na kapacitu súborov patria medzi vyššie.

Pre koho je Microsoft Teams určený / Prečo by ho mala vaša firma používať?

Je to vhodný program pre firmy a jednotlivcov, ktorí majú pravidelné videokonferencie a kolaborácie v niekoľkých skupinách zároveň. Množstvo firiem už s nejakým softvérovým balíkom od spoločnosti Microsoft funguje. Preto je veľmi pravdepodobné, že aj ta Vaša. V tom prípade neostáva nič iné ako si prácu s MS Teams osvojiť.

Keď na to príde, podniky by mali používať Microsoft Teams pretože je user-friendly – užívateľsky mimoriadne prívetivý a dokáže uľahčiť vytvorenie dokonalého pracovného prostredia medzi vzdialenými používateľmi alebo v rámci veľkej spoločnosti/podniku. Zjednodušuje prácu na diaľku a sústredí ju na jednom mieste. Ťažiť z neho môžu aj vaše projekty, produkcie či obchodné prvky. Cieľom tejto náhrady Skype for Business je zlepšovať produktivitu, tak … do práce.