Ako nestratiť prehľad o práci na servisných zákazkách?

Ako nestratiť prehľad o práci na servisných zákazkách a predmetoch prijatých do opravy? To je otázka, ktorú si položí nejeden manažér a plánovač na začiatku dňa. Pri poskytovaní servisných služieb pre malé množstvo produktov a pre pár zákazníkov, by mohla stačiť evidencia, napríklad v zošitoch softvéru Excel. Ak však pribudne počet zákazníkov a zariadení, pre ktoré poskytujete servisné služby, začne byť toto riešenie neefektívne. Pre odstránenie nedostatkov evidencie práce v dokumentoch pomôže ERP systém.

ERP riešenie od spoločnosti Microsoft, Dynamics NAV 2017 umožňuje evidenciu opráv a servisných zásahov na predmetoch zákazníka. Práve tieto informácie sa v systéme evidujú pod pojmom servisná objednávka. Servisné objednávky sa zobrazujú v prehľadnom zozname, ktorý naviac viete filtrovať na niekoľko hodnôt naraz.

Jasný prehľad o odvedených prácach na zákazkách je zabezpečený dvojúrovňovými stavmi. Prvá úroveň, stav servisnej objednávky, reprezentuje celkový stav prác na zákazke. Tento stav môže nadobudnúť nasledujúce hodnoty:

• Čakajúce – tento stav znamená, že práce na predmetoch servisnej zákazky môžu kedykoľvek začať alebo pokračovať. Najčastejšie reprezentuje nové požiadavky na servis.
• Rozpracované – tento stav znamená, že opravy na predmetoch prebiehajú.
• Dokončené – stav indikujúci, že práce na predmete servisu boli dokončené.
• Zadržané – tento stav informuje o tom, že práce na zariadení nemôžu z nejakého dôvodu pokračovať. Napríklad ak čakáte na dodanie náhradného dielu, prípadne je potrebná doplňujúca informácia od zákazníka.

Druhá úroveň, je stavom opravy zariadenia, teda stavom práce na predmete zákazky. Stav opravy daného zariadenia si v rámci spoločnosti viete zadefinovať podľa Vašich potrieb a procesov. Napríklad môže použiť nasledujúce rozdelenie stavov opravy:

1. Dokončené
2. Rozpracované
3. Počiatočný
4. Predané
5. Ponuka dokončená
6. Čiastočne opravené
7. Objednané náhradné diely
8. Prijaté náhradné diely
9. Čaká na zákazníka

V závislosti od nastavenia, celkovú rozpracovanosť servisnej zákazky môžu používatelia meniť manuálne alebo ju systém zmení automaticky. Systém zmení tento stav na základe vykonanej práce na jednotlivých predmetoch tejto zákazky. Podľa procesov vo Vašej spoločnosti viete takto nastaviť aj proces v systéme.

Príklad:
Spoločnosť zaoberajúca sa servisom výpočtovej techniky prijala od zákazníka do opravy 3 počítače (PC001, PC002 a PC003). Po zaevidovaní týchto zariadení v systéme Dynamics NAV, dostanú všetky zariadenia počiatočný stav opravy a stav servisnej objednávky bude nastavený na hodnotu Čakajúce.
Po tom, čo technici vykonajú servisné práce na zariadeniach, v systéme zmenia stavy opravy pre PC001 stav opravy na Dokončené, pre PC002 stav opravy na Rozpracované a pre PC003 stav opravy na Náhradné diely objednané. Pretože spoločnosť má nastavenú najvyššia prioritu pre stav Rozpracované, systém servisnú objednávku nastaví do stavu Rozpracované. Zodpovedná osoba takto vie, že k danej zákazke je ešte potrebné priradiť technikov.

Zmenami stavov odvedenej práce na celkovej zákazke a na jednotlivých predmetoch viete zabezpečiť jednoduchý a prehľadný spôsob, ako evidovať rozpracovanosť poskytovaných služieb. To umožňuje zlepšiť plánovanie a organizovanie následností prác vo Vašej spoločnosti.

V prípade záujmu o ďalšie informácie nás preto neváhajte kontaktovať.